UPAEP apuesta por la mejora continua en todos sus procesos, por eso distintas áreas de la institución han unido esfuerzos para desarrollar un modelo de gestión enfocado en los usuarios de la universidad. A continuación, presentamos una nota conjunta de la Secretaría General y las Direcciones Generales de Gestión y Finanzas y Desarrollo Humano que transmite los avances sobre esta apuesta institucional.
A partir del mes de agosto 2020, la Dirección General de Gestión y Finanzas en colaboración con la Secretaría General y la Dirección General de Desarrollo Humano llevaron a cabo una serie de reuniones con grupos de enfoque conformados por decanos, secretarios académicos, directores de área, directores de prepa, coordinadores administrativos, jefes de departamento y directores de programa con el propósito de identificar aquellos procesos que en ocasiones son un obstáculo en la gestión educativa y se convierten en un “dolor” para sus usuarios.
Todos los comentarios fueron documentados por el área institucional de Procesos y posteriormente presentados a las 3 áreas responsables del diseño y ejecución de los mismos. Es así que durante los meses de octubre y noviembre y alineados a los Planes Táctico Operativos la Secretaría General, la Dirección General de Desarrollo Humano y la Dirección General de Gestión y Finanzas diseñaron planes de acción para la implementación de propuestas de mejora a los procesos. Derivado de este trabajo surgieron 44 iniciativas, algunas de ellas ya en proceso de ejecución y otras que se encuentran en proceso de diseño.
La Dirección General de Desarrollo Humano estará trabajando principalmente en: Expediente Digital Único de Colaboradores (EDUC), la propuesta integral de cultura organizacional, estrategia de comunicación transversal e institucional, socializar el organigrama, área y funciones; generar una relación entre la evaluación de desempeño, la evaluación docente, y la evaluación 360; mejora del proceso de pago a profesores y mejora de los procesos de reclutamiento, selección, evaluación y contratación.
La Secretaría General estará enfocada en mejorar la comunicación con áreas académicas y administrativas; simplificación de procesos y adecuación a los diferentes niveles y modalidades educativas; alineación de procesos administrativos con los académicos; agilizar procesos de gestión para priorizar funciones sustantivas; y por último el diseño de una cultura de servicio (evaluación de las áreas de servicio y sistematización de la información).
La Dirección General de Gestión y Finanzas por su parte estará trabajando en: actualizar y ejecutar el plan maestro de infraestructura de acuerdo a las necesidades actuales; mejora en la asignación de espacios y análisis de la utilización; actualización y reemplazo equipos de cómputo administrativos y académicos; mejoras a procesos planeación académica; identificar oportunidades de sistematización; mejorar transparencia en acceso aplicaciones, fortalecer capacitación disponible; ajustar procesos y uso de Blackboard; empatizar y mejorar experiencia del usuario, mejorar acceso y uso de la información; diseño de un proceso de atención en línea del alumno; mejoras al proceso de pagos de alumnos e información relativa al estado de cuenta y por último, mejora al proceso de compras.
La retroalimentación en las mejoras al proceso se espera pueda ser permanente para consolidar en UPAEP la cultura de innovación y mejora continua en todos los procesos y acciones a realizar. Solo con un trabajo colaborativo, podemos lograr un verdadero impacto en el éxito de nuestros estudiantes que es hacia dónde todos debemos de orientar nuestras acciones.
