El Sistema de Gestión y Control de Contratos, es una herramienta que ha permitido automatizar los procesos administrativos para el área Jurídica y el departamento de Adquisiciones.
El área de Sistemas Centrales de Información de la UPAEP participó en un certamen convocado por la Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior (ANUIES), con un proyecto de aplicación de tecnologías de la información y comunicación en los procesos administrativos de la institución.
A este respecto la Mtra. María Elena Alcántara Díaz del área de Sistemas Centrales de Información de la UPAEP, explicó que entre las bases de la convocatoria estaban aquellos proyectos que contribuyeran a la innovación, a la creatividad, al desarrollo institucional y además que ayudaran a las labores cotidianas de los colaboradores, de los estudiantes y los profesores.
Asimismo, debía de tener al menos 6 meses en funcionamiento, razón por la cual decidieron participar en la categoría de Innovación de la Gestión Mediante las TIC con el Sistema de Gestión y Control de Contratos UPAEP que involucra al Departamento Jurídico y al de Adquisiciones directamente, pero que en realidad es de utilidad para toda la comunidad universitaria.
“Este sistema automatiza los procesos de contratos, desde su revisión, validación hasta la firma de los mismos a través de un gestor documental que funciona con un flujo de trabajo. El sistema Unisoft detecta cuando hay una solicitud y por medio de candados el trámite avanza conforme pasa por las diferentes revisiones”, explicó María Elena Alcántara.
Cabe destacar que el Sistema está vinculado a la lista de los proveedores autorizados por la Institución, lo que provoca que los contratos generados con empresas no aprobadas por el Departamento de Adquisiciones es improcedente.
Otra de las áreas que tuvo que ver con el desarrollo de este Sistema, comentó es la de Procesos a cargo de la Mtra. Concepción Monterrosas y todo su equipo; en tanto, el área de Sistemas Centrales aportó con el desarrollo de la aplicación.
Además, como parte de la candidatura, el personal de las áreas involucradas fue sometido a entrevistas donde el comité evaluador ponía especial interés en las cuestiones técnicas del sistema: desde el tiempo les tomó desarrollar la aplicación, el lenguaje de programación que se usó, etc.
Detalló que un tema recurrente con los usuarios era el tiempo, pues mencionaban que en un proceso de compra se tardaban, en ocasiones, semanas debido a que todo se hacía a mano.
“La optimización en tiempo fue un factor muy importante, sobre todo el tener también ya los contratos de manera digital y la generación de notificaciones a través de correos electrónicos en automático hace que todo sea muy ágil”, explicó.
Aseguró que el Sistema de Gestión y Contratos de UPAEP contribuye a que los colaboradores realmente se enfoquen en labores estratégicas y no en trámites que, como ya se comprobó, pueden ser automatizables.
“Al generar soluciones como ésta nosotros también contribuimos a que ellos realmente se enfoquen en lo prioritario, en las tareas que son estratégicas, en toma de decisiones adecuadas, en aprovechar su tiempo de la mejor manera, y no en estar solicitando firmas o pasando el documento de área en área, sino que de todo eso ya se encarga solito el sistema”, reveló.
En octubre, el área de Sistemas Centrales de Información de la UPAEP recibió la notificación de la ANUIES TIC, donde notificaron que el Sistema de Gestión y Contratos de UPAEP había obtenido la mención especial de los reconocimientos ANUIES-TIC 2020.
“Decían que nos distinguimos con este proyecto por la contribución al fortalecimiento institucional a través de esta implementación y sobre todo de las buenas prácticas de tecnologías de la información, y de verdad que esta mención es muy valiosa porque difícilmente se otorga reconocimiento a universidades privadas, así que es un gran logro recibir esta felicitación en particular”, finalizó.
